Recibos de sueldo

• febrero 10, 2025

En un mundo en el que cada vez utilizamos menos los comprobantes en papel ¿el recibo de sueldo sigue siendo necesario? ¿Se puede sustituir por algún otro medio?

 

Los recibos de sueldo son una constancia laboral

Los trabajadores deberán recibir de sus empleadores, en cada oportunidad de cobro de sus salarios, una constancia de su situación laboral, que deberá contener los datos que establece la reglamentación. La no entrega de esa constancia constituye una omisión para el empleador y puede ocasionar sanciones.

La reglamentación vigente está dada por el Decreto N° 278/017 (deroga Decretos 108/007, 309/009 y 173/015) y por la Resolución N° 192 del MTSS.

Los recibos de sueldos en formato papel o en formato electrónico – firmados o no firmados- constituyen un documento que evidencia el vínculo laboral entre las partes y además oficia de recibo y prueba de pago de los haberes percibidos por el empleado siendo la forma de concluir el proceso de liquidación de haberes elaborado por el empleador. Es importante resaltar que, al evidenciar el vínculo laboral, la información contenida en los mismos no debería de apartarse de la incluida en otros documentos relacionados a las obligaciones laborales (a modo de ejemplo: la Planilla de Trabajo Unificada, Declaración de la Historia Laboral).

 

Documento de control de trabajo

Los recibos de sueldos constituyen un documento de control de trabajo importante, que todo empleador está obligado a expedir y entregar (en formato electrónico o en papel), sea cual sea el sistema de pago utilizado, pero que no siempre debe estar “firmado” por el empleado. La firma del recibo de sueldo trae consigo el disponer de tiempo, recursos, así como otras dificultades (la distancia a modo de ejemplo cuando hay varios puntos de trabajo).

Además, no es solo expedir y entregar, sino que el empleador debe conservar los recibos por el período de tiempo durante el cual sean exigibles los créditos laborales y ante el requerimiento de los organismos de contralor (del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, del Banco de Previsión Social y del Banco de Seguros del Estado).

 

Formalidades de los recibos de sueldo (Artículo 19 del Decreto N° 278/017)

Los recibos de sueldos ya sean en papel o electrónicos deberán contener:

• Nombres y apellidos completos del trabajador, cédula de identidad, fecha de ingreso, cargo y/o categoría y forma de remuneración.·
• Nombre y domicilio del empleador, grupo y subgrupo de actividad, número de registro ante el Banco de Previsión Social, o Caja Paraestatal de Seguridad Social, número de carpeta del Banco de Seguros del Estado, y número de RUT o cédula de identidad cuando corresponda.·
• Relación detallada de todos los rubros que componen la remuneración: sueldo, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones y en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral.·
• Relación detallada de los descuentos que se efectúen.·
• Fecha efectiva de pago || Acotación: es aquella en que el trabajador recibe efectivamente su dinero.·
• La declaración de la empresa de haber efectuado los aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior y, en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.·
• Para el caso de que el pago de los haberes se realice a través de depósito ante una Institución de Intermediación Financiera, el recibo deberá consignar, asimismo, el nombre de la Institución, número de cuenta y número de transacción. Si el pago se realiza a través de dinero electrónico, se deberá consignar el instrumento utilizado y su identificación. En ambos casos, se considerará como fecha efectiva de pago, aquella en la cual el dinero depositado como salario a nombre del trabajador quede efectivamente a su disposición.

 

Resolución N° 192 del MTSS

Con respecto al número de transacción que deben contener los recibos de sueldos – tanto se expidan en papel como en forma electrónica – cuando el pago de los haberes se realice a través de depósito ante una Institución de Intermediación Financiera se puede optar por aplicar la Resolución N° 192 emitida por el MTSS.

A efectos de facilitar la gestión y expedición de los recibos, si no se detalla el número de transacción, se puede hacer referencia en los recibos a la siguiente leyenda: “el número de transacción se encuentra consignado en el documento emitido por la Institución de Intermediación Financiera”.

Por lo anterior, los documentos emitidos por las Instituciones de Intermediación Financiera deberán obligatoriamente ser conservados hasta la prescripción de los créditos laborales, archivándolos junto a una copia de los recibos de salario de los trabajadores, con la finalidad de permitir el fácil acceso y control de los Inspectores de Trabajo.

 

Recibos de sueldos electrónicos

El empleador podrá expedir el recibo en formato electrónico, para lo cual deberá cumplir con los siguientes puntos (Artículo 20 del Decreto N° 278/017):

• Instrumentar un sistema informático que permita la visualización del recibo en forma remota por parte del trabajador, proporcionando a estos efectos un usuario y una contraseña que habilite su consulta y control. El acceso a la información contenida en los recibos y la documentación que lo respalde, debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales, y ser suministrada ante el requerimiento de los organismos de contralor del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, del Banco de Previsión Social y del Banco de Seguros del Estado.·
• Suministrar el recibo en formato papel ante la simple solicitud del trabajador, o facilitar su impresión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.

 

¿El empleador debe recabar la firma del empleado?

La respuesta es NO. La firma de una copia del recibo de pago de haberes por parte del trabajador, será necesaria cuando (artículo 21 del Decreto N° 278/017):

• el recibo se expida exclusivamente en formato papel,
• el pago se efectúe en aplicación de las excepciones previstas por el artículo 21 de la Ley N° 19.210 de 29 de abril de 2014, en redacción dada por el artículo 4 de la Ley N° 19.478 de 05 de enero de 2017, así como en cualquier otra norma que habilite su pago en efectivo.

 

Recibo de sueldo y Ley N° 18.251 Tercerizaciones Laborales

Las entidades que utilizan a mano de obra a través de subcontratación, suministro o intermediación estipulada en la Ley N° 18.099 y en la Ley N° 18.251 deben tener en cuenta lo siguiente:

• los recibos de sueldos forman parte de la documentación a exigir por parte del empleador a la empresa contratada con el objetivo de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Si el empleador realiza en forma correcta y oportuna los controles establecidos en la ley, su responsabilidad con los empleados de las empresas contratadas ante posibles incumplimientos de éstas últimas será subsidiaria y no solidaria.

Por lo anterior, el empleador, en ocasiones tiene que cumplir el rol de controlar los recibos de sueldos.

 

Conclusión

Los recibos de sueldo en papel o en formato electrónico deberán necesariamente ser expedidos por todo empleador con empleados a cargo, cumpliendo con las formalidades y deberán ser conservados por éste.